Wat is Workforce Management?

Workforce management is vandaag de dag niet meer alleen een fancy add-on voor moderne bedrijven. Het is een absolute must voor iedere organisatie - van groot tot klein en in elke branche. De juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats in te zetten, vergt namelijk meer dan een eenvoudige personeelsplanning. 

Maar wat is workforce management eigenlijk? En voor welke bedrijven zijn de slimme en digitale workforce management oplossingen uitermate geschikt?

Excel is verleden tijd - de toekomst is workforce management

Workforce management (WFM) is oorspronkelijk ontwikkeld voor callcenters in de jaren tachtig. Het doel was de productiviteit van het personeel te optimaliseren. Intussen vertrouwen internationale ondernemingen in talrijke sectoren echter meer en meer op een holistisch personeelsmanagement. 

ln de retail, horeca en hotellerie is er dringend behoefte aan digitalisering en automatisering van de personeelsprocessen. De personeelssituatie in Nederland is namelijk zeer gespannen. 

"Tegen 2026 zal de waarde van de WFM-markt stijgen tot ongeveer 19 miljard dollar."

Market Research Future

Digitale, slimme en flexibele WFM-software kan dit ondervangen. Geen wonder dus dat de vraag naar digitale WFM-oplossingen momenteel explosief toeneemt.

Market Research Future schatte de WFM-markt bijvoorbeeld op 6,1 miljard dollar in 2019. En de trend zet zich door. Volgens schattingen zal de markt tegen 2026 ongeveer 19 miljard dollar waard zijn.

Groot succes voor horeca en retail

Vooral in de horeca en de detailhandel maken steeds meer bedrijven gebruik van WFM-oplossingen. Bedoeling is de personeelstekorten in de verschillende vestigingen op te vangen en de prestaties in het hele bedrijf te verbeteren.

Volgens adviesbureau Gartner zal "45% van de grote bedrijven met op uurbasis betaalde werknemers en variërende personeelsbehoeften [tegen 2025] automatisering gebruiken om beslissingen over strategische personeelsplanning te verbeteren."

De reden? Workforce management helpt niet alleen de productiviteit van werknemers te optimaliseren en prestaties te meten. Het helpt je ook om personeel en capaciteiten beter te plannen, het tijdbeheer te verbeteren en inzicht te krijgen in de personeelsstructuur.

WFM - Meer dan alleen personeelsplanning

Maar wat is workforce management nu precies?

WFM is een proces om de bedrijfsprestaties te optimaliseren, bv. in de retail en de horeca. Het gaat om het effectief inzetten van personeel met behulp van holistische analyses, goede personeelsplanning en management. Altijd gebaseerd op capaciteit en vraag.

In feite gaat het om de juiste mensen op de juiste plaats en op het juiste moment! Als je slaagt, zal de klant van een betere service genieten.

"De juiste mensen ... met de juiste skills ... op de juiste tijd ... op de juiste plaats!"

Dit maakt duidelijk dat WFM veel meer is dan alleen het plannen van personeel. Het omvat in feite alles wat nodig is om een optimale en productieve personeelsbezetting te handhaven. Dit zijn bijvoorbeeld personeelsbeheer (HR/HRM), prestatie- en opleidingsbeheer, gegevensverzameling, aanwerving, budgettering, prognoses, tijdbeheer en analyses.

Moderne WFM-oplossingen bestaan in wezen uit de volgende processen:

  • Beheer van personeelsgegevens.
  • Prognoses van de workload en personeelsbezetting.
  • Personeelsplanning en werkrooster.
  • Tijdregistratie (administratie van gewerkte uren).
  • Loonadministratie, -analyse en -controle.

Het volgende geldt: hoe professioneler de WFM-planning, hoe beter jouw werknemers kunnen worden ingezet.

Dit heeft uiteindelijk een impact op het succes van jouw organisatie.

Voor welke bedrijven zijn WFM-oplossingen uitermate geschikt?

Een WFM-oplossing zal in de toekomst voor veel organisaties onmisbaar zijn. Maar past het ook bij jouw bedrijf? Dat is een terechte vraag. Elke bedrijfstak heeft namelijk zijn eigen behoeften en eisen.

Toch hebben bedrijven in alle sectoren baat bij WFM. Vooral die welke te maken hebben met verschillende locaties, snel veranderende capaciteiten en fluctuerende workload. Tot slot helpen WFM-oplossingen een hele reeks taken te automatiseren en te stroomlijnen.

Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen:

  • Maak een einde aan de spreadsheet chaos. Dienstroosters die in Excel of met pen en papier zijn geschreven, raken snel verouderd. Er hoeft maar een medewerker zich ziek te melden en de hele roosterpuzzel begint opnieuw. Moderne WFM-software brengt daar verandering in. Het zorgt dat actuele informatie op één plek en voor alle medewerkers op elk moment beschikbaar is.
  • Digitaliseer processen met Self Service en geef werknemers meer controle. Met een digitaal en slim WFM behoren langdurige plannings- en goedkeuringsprocessen tot het verleden. In een WFM-oplossing kunnen medewerkers zelf hun rooster inzien, diensten ruilen met elkaar en afwezigheid aanvragen.
  • Real-time communicatie. Plan je op korte termijn een winkelevenement? Komt de volgende uitverkoop eraan? De nieuwe productlijn wordt een dag later geleverd? In het verleden moest je talloze e-mails schrijven of alle medewerkers opbellen om informatie te delen. Met WFM Software kun je rechtstreeks via het platform communiceren. Zo kun je relevante beslissingen transparant maken en de betrokkenheid van medewerkers vergroten.
  • Bewaak en maximaliseer de productiviteit met KPI's. Bezoekersaantallen veranderen dagelijks en gedurende het seizoen. Jouw personeelsplanning software moet dit weerspiegelen. Een hogere bezoekersfrequentie opent namelijk een groter omzetpotentieel. Met intelligente vergelijkingen tussen afdelingen en locaties optimaliseer je jouw activiteiten en bezettingsgraad. Importeer eenvoudig je bestaande bezoekersgegevens en zie vooraf of er personeelstekorten zijn. 

Operationele processen optimaliseren voor alle locaties

Een goed ontworpen WFM kan jouw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Het helpt je namelijk om je prestaties over alle locaties en afdelingen heen te optimaliseren. Moderne WFM-oplossingen zijn ook flexibel, slim en digitaal. Vervelend papierwerk en ingewikkelde spreadsheets zijn niet langer nodig.

Met tamigo krijgt jouw bedrijf een digitaal, cloudgebaseerd workforce management dat altijd up-to-date is. Zo kan je jouw operationele kennis en verkoop relevante gegevens verzamelen in één enkele, gemakkelijk toegankelijke software. Hierdoor kunnen jij en jouw collega's proactieve beslissingen nemen om jouw bedrijf uit te breiden.

Wil je ons complete Workforce Management Systeem bekijken?
Maak dan een afspraak voor een gratis en vrijblijvende tamigo demo met een van onze experts.

I'm a test section

In some cases, a shift planning app is standalone. In others, like tamigo, it’s a mobile-first version of our workforce management (WFM) solution, which can accessed through a browser (learn more about WFM solutions here).

The two versions share a lot of features, but the app has the benefit of being accessible on the go. And this translates to a bunch of advantages around scheduling.